專家指出，造成辦公室腰痛的原因是綜合性、多方面的。
一是：坐具不合適或坐具與辦公桌的高度比例不協調。目前，辦公室的坐具一般是靠背椅和沙發，很少用方凳了。但是有的辦公室人員不習慣坐靠背椅，喜歡坐方凳，這就只好向前趴著，腰部前傾，臂部前移，使腰肌處于過度緊張狀態。有的是坐椅與辦公桌間的距離過大，造成過度彎腰。還有椅子高、桌子過低，也會使腰部向前屈曲。久坐沙發而無靠墊者，則會使腰部失衡。
二是：辦公室人員的坐姿不良或不良姿勢過久。如斜著身軀，部分或半個臂部著椅，一只腳踩在椅角上，坐在椅子上粘著椅背晃來晃去，等等，都會使腰椎改變正常的生理屈度，腰肌負荷不對稱，腰骶關節活動不協調，時間久了，必然導致腰肌勞損或腰骶關節勞損。
三是：腰部退行性變和平時缺少腰背肌鍛煉。尤其是中老年人，即使坐具合適，坐姿正確，在辦公室坐久了仍然難以避免腰痛的結果。因為不同程度的退行性改變，使腰椎間盤、腰肌和周圍韌帶降低了彈性，不能使腰部承受較長時間負荷與穩定。部分缺乏鍛煉、活動的青壯年，腰前甩代償的能力差，坐久了也易引發腰痛。
上述情況除造成腰肌勞損外，還可能引發腰椎間盤突出癥;原有腰痛病史者，會加重病情。所以必須采取適當措施進行防范。
首先，辦公人員應選擇合適的辦公桌椅，一般以背靠并帶扶手的椅子為佳，以便起到支撐作用。盡量不用方凳之類無靠背的坐具，畢竟無倚無靠，坐著太累。另外，還可以在辦公桌下面放一可以擱腳的墊具。坐具的選擇原則是僅可能符合人體的生物力學原理。
其次，要加強自身保護。坐姿要端正，工作一段時間后，酌情調整自己的工作體位，不要讓腰部長期處于某一別扭姿勢。工作2小時左右，應站起來活動一下腰部，做做后伸、左右旋轉腰部等動作，可預防和緩解腰痛。
第三，堅持每天定期進行加強腰背肌力量的鍛煉，增強坐著辦公的耐力。中老年人尤其需要這樣做，運動量可酌減。
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